Ledarskap
Så lyckas du med distansledarskapet
Att plötsligt gå över till en digital distansvardag innebär en stor omställning för såväl ledare som medarbetare. Hur kan du som ledare hitta en fungerande struktur och samtidigt ta tillvara på möjligheterna med remote leadership?
CNN kallar Corona-viruset för “the world’s biggest work-from-home experiment”, och visst har denna globala kris ställt enorma krav på företagens och samhällets digitala anpassning. Men att nya arbetssätt och digitala lösningar föds fram kan också vara positivt – vi tvingas utveckla oss själva och våra organisationer. Med rätt verktyg och struktur kan distansarbetet ge en skjuts framåt för både medarbetare och arbetsgivare. Här delar vi med oss av hur du som ledare kan hitta vägar i distansledarskapet.
1. Forma ledarskapet efter den nya vardagen
Som ledare har du en viktig roll i att sätta struktur och inte minst kultur som främjar och underlättar distansarbete. Att visa att du har förtroende för dina medarbetare och skapa en vi-känsla trots att alla sitter på olika håll är viktiga inslag. Med tydlighet och regelbundna rutiner kommer du långt.
Behåll det regelbundna precis som i den fysiska vardagen. Fortsätt som vanligt med morgonmöten, avstämningar, fikapauser eller hur rutinerna ser ut. Ersätt med videomöten, telefonavstämningar, gruppchattar och det digitala eftermiddagskaffet.
Förtydliga roller och ansvar. När medarbetare sitter utspridda är det extra viktigt att alla känner till sina ansvarsområden. Se till att det finns tydliga mål, förväntningar och roller för att arbetet ska fungera så bra som möjligt.
Se till att det finns ett forum för korridorssnack. En stor del av det sociala som vi går miste om på distans är det vardagliga, enkla småpratet vid kaffemaskinen eller över skrivborden. Det kan räcka med en gruppchatt där alla tillåts dela med sig av vardagshändelser och tankar.
Glöm inte one-to-ones. Gruppmöten och social samverkan är viktigt, men tänk också på att avsätta tid för varje medarbetare i enskilda möten.
2. Sätt en effektiv mötesstruktur
Att ersätta fysiska möten med videomöten kan ha en hel del fördelar; de är ofta kortare, mer effektiva och det kan vara enklare för alla att komma till tals. Det finns dock ett par saker som är bra att tänka på för att förbättra den digitala mötesstrukturen.
Se till att grundförutsättningarna är på plats. Bra uppkoppling, ljud och mikrofon är en förutsättning för att mötet ska fungera smidigt.
Sätt en mötesetikett som alla följer. Håll mikrofonen avstängd när du inte pratar, sitt ostört utan distraktioner och när du är i mötet är du i mötet (att surfa runt, ta telefonsamtal eller svara på mail kan du vänta med).
Ha en tydlig agenda. Precis som i vilket möte som helst underlättar det med en tydlig agenda och struktur. Det underlättar om deltagarna kan följa punkterna genom delad skärm eller en gemensam plan.
Skicka ut en sammanfattning efter mötet. För att försäkra dig om att alla fick med sig information och att ingenting faller mellan stolarna (eller en bruten uppkoppling) är det bra att skriftligen sammanfatta det ni kom överens om i mötet och skicka ut till alla som var med.
3. Vässa internkommunikationen
Distansarbete ställer höga krav på den interna kommunikationen, inte minst under oroliga och turbulenta tider. Som ledare behöver du vara noga med att all information når fram till alla medarbetare. Genom att vara inkluderande, öppen och tydlig skapar du rätt förutsättningar för en bra kommunikation.
Kommunicera strukturerat och regelbundet. Smarp skriver i en artikel på deras hemsida att transparens och realtids-kommunikation är nyckeln för att behålla dina medarbetares förtroende i turbulenta tider.
Nyttja tekniken. Att lägga kraft på den interna kommunikationen betyder inte att du måste ringa runt till alla dagligen eller bombardera ditt team med mail. Maximera nyttan av de tekniska verktyg och plattformar som ni använder, utgå från det sätt där dina medarbetare är mest benägna att ta till sig informationen och samla gärna olika typer av information under olika kanaler eller kategorier för att göra det enkelt.
Välj rätt forum för olika typer av kommunikation. Trello skriver i sin guide How To Embrace Remote Work att om du ska ge konstruktiv feedback, gör det över videomöte för att vara säker på att mottagaren inte missuppfattar dig.
Var tillgänglig. Under turbulenta tider är det naturligt att det uppstår oro och frågor. När medarbetare dessutom sitter på distans är det ännu viktigare att fånga upp och bemöta dessa. Smarp skriver att om du inte bemöter dina medarbetares frågor kan det snabbt spridas rädsla och panik i organisationen. Hitta därför en bra kanal för frågor och låt medarbetare interagera med din information som du delar.
Våra tips – så får du distansarbetet att fungera
Lagottos seniorkonsulter har till stor del utgått hemifrån under de senaste veckorna. Här delar de med sig av sina egna distanstips.
- Skapa en arbetsrutin. Sitt på samma plats där du bygger upp ditt hemmakontor, ta kafferaster, lunchpromenad och planera hur du ska strukturera upp dagens arbete.
- Försök ta de flesta möten med kamera på. Det skapar en närhet och bättre känsla i mötet.
- Ta walk and talk-möten om möjligt. Utomhus och med en tryggt avstånd kan det vara uppfriskande (i dubbel bemärkelse) med fysiska möten som omväxling.
- Kommunicera! Se till att kommunicera mycket med kunder, kollegor och leverantörer via telefon, mail, video, digitala fikor. Glöm inte att ringa kollegor då och då – ett telefonsamtal kan vara upplyftande i distansvardagen.
- Samsas hela hushållet om hemmakontoret? Gör scheman för när någon behöver sitta ostört och koncentrerat, dela upp i samtalsrum och planera in gemensamma fikapauser tillsammans.
- Nyttja tiden. Kanske har du lite mer luft i kalendern under dessa tider? Passa på att lägga tid på sådant som kan vara svårt att hinna med annars; ring kunder och kollegor för att höra hur de har det, delta på intressanta webinars, ta tag i den där uppgiften som du skjutit framför dig.
- …och kanske viktigast av allt: fortsätt som vanligt! Det går inte att komma ifrån att vi alla är i en knepig situation. Men med rätt inställning, lite extra disciplin och bra verktyg kan de flesta av oss jobba på som vanligt. Ta möten, driv projekt framåt och håll energin uppe. Det här är en lärorik period för oss alla – du kommer att växa av det!
TA DEL AV VÅRA
ARTIKLAR
10 viktiga färdigheter att utveckla under 2020
